Udfordring

Sepcotech, en dansk distributør i den maritime sektor, sælger et specialiseret produktsortiment til et marked, hvor en væsentlig del af efterspørgslen kommer gennem offentlige udbud. Relevante udbud offentliggøres løbende i alle europæiske lande, på mange forskellige nationale og regionale portaler, på mange sprog og i mange formater. At holde øje med dem alle manuelt var reelt umuligt: mængden er enorm, langt de fleste udbud har intet med Sepcotechs produkter at gøre, og et enkelt overset udbud kan betyde et tabt salg. Salgsteamet havde brug for en pålidelig måde at få kendskab til de få reelt relevante muligheder på, uden at bruge timer hver dag på at grave i udbudsdatabaser.

Løsning

Sensisize hjalp med at bygge og søsætte en AI-agent, der overvåger offentlige udbud i hele Europa og selv står for frasorteringen. Agenten arbejder i to trin. Først kører en simpel nøgleordssøgning på tværs af de europæiske udbudsdata og indsnævrer feltet fra den fulde, daglige strøm af udbud til en overskuelig liste, et hurtigt og billigt første filter, der kasserer det åbenlyst irrelevante. Derefter tager et andet, AI-drevet trin over: en AI-model, der er promptet med en beskrivelse af Sepcotechs produkter og ekspertise, læser hvert udbud på listen og vurderer, om det faktisk er relevant for forretningen, frem for blot at matche et nøgleord. Netop dette trin adskiller en reel mulighed fra en falsk positiv, der tilfældigvis deler et ord.

Hvert udbud, agenten vurderer som relevant, samles og sendes automatisk til salg pr. mail én gang om dagen. Lige så vigtigt notificerer agenten, den beslutter ikke: den endelige bid/no-bid-beslutning ligger fortsat hos salgsteamet, som bekræfter hvert udbud og afgør, om det skal forfølges.

Resultat

Sepcotechs salgsteam starter nu dagen med en kort, kurateret liste over de udbud, der er værd at bruge tid på, leveret direkte i indbakken, i stedet for manuelt at overvåge udbudsportaler på tværs af kontinentet. Det todelte design holder resultaterne både brede og præcise: nøgleordsfiltret sikrer, at intet i Europa bliver overset fra start, mens AI-relevansvurderingen holder den daglige mail så fokuseret, at den er værd at læse. Agenten udvider Sepcotechs rækkevidde ind på markeder, de aldrig kunne have holdt øje med i hånden, og gør det uden at tage den kommercielle vurdering ud af menneskehænder. Agenten markerer af og til et udbud, der viser sig ikke at passe, og netop derfor er det menneskelige bekræftelsestrin bygget ind: det er bedre at få et grænsetilfælde frem end at misse en reel mulighed. Salg ejer stadig beslutningen, men træffer den nu fra et langt bedre udgangspunkt.